پرشین ثبت

ثبت صورتجلسه

شرکتها و موسسات غیر تجاری که جزو اشخاص حقوقی محسوب می شوند می بایست برای فعالیت قانونی خود، اقدام به ثبت شرکت و موسسه خود در اداره ثبت شرکتها نمایند. پس از ثبت شرکت و اخذ شماره ثبت و شناسه ملی و انجام فعالیت های مرتبط با آن مانند: اخذ کد اقتصادی، ثبت لوگو، پلمپ دفاتر، کارت بازرگانی در صورت لزوم برای تغییر در اساسنامه شرکت، تمدید اعضا هیات مدیره، تصویب تراز سود و زیان و …. می بایست اقدام به ثبت صورتجلسه مربوطه نمایند.

درخصوص شرکتهای سهامی خاص که مدت تصدی اعضا محدود به دوسال است و هر سال میبایست حساب سود و زیان شرکت و انتخاب بازرس انجام شود به طور مداوم ثبت صورتجلسه های مربوطه انجام می پذیرد.

در خصوص شرکتها و موسسات غیرتجاری دیگر، در صورت لزوم اساسنامه و به تشخیص مجامع مربوطه ثبت صورتجلسات انجام می شود.

 

انواع صورتجلسات تغییرات

 

  • مجامع عمومی

مجامع عمومی از اجتماع صاحبان سهام و یا شرکا تشکیل می گردد که با شرح مختصری از وظایفشان در ادامه توضیح داده خواهد شد.

 

  • هیات مدیره

در صورتیکه در اساسنامه شرکت، تصمیماتی مشخص بر عهده هیات مدیره باشد مانند تصمیم در مورد آدرس شرکت، تعیین سمت مدیران و …. تصمیمات مذکور در جلسه هیات مدیره و با حضور اعضا هیات مدیره قابل تصمیم است.

حضور بیش از نصف اعضا در این جلسات الزامی است ترتیب دعوت جلسات هیات مدیره در اساسنامه تعیین میشود اما به هرحال و در صورتیکه در دعوت اول، اکثریت مذبور حاصل نشد، جلسه با حضور یک سوم عضا قابل تشکیل است.

 

  • هیات تصفیه

در مواردی که در خصوص انحلال شرکت تصمیم گیری می شود شخص یا اشخاصی به عنوان مدیر / مدیران تصفیه برای انجام تصفیه شرکت منسوب می گردد که تحت عنوان هیات رئیسه فعالیت میکنند. تصمیمات هیات رئیسه در خصوص انحلال شرکت و تصویب تراز و دارایی های تصفیه و … می باشد.

همچنین بخوانید:

صورتجلسات سهامی خاص

  

انواع مجامع عمومی

 

  • مجمع عمومی موسس

این مجمع در ابتدای تاسیس شرکت و یا موسسات غیرتجاری تشکیل می شود که در برخی شرکتها مانند شرکتهای سهامی خاص تشکیل آن الزامی نیست اما معمولا اقدام به تشکیل مجمع عمومی موسس در این شرکتها نیز می گردد.

وظایف مجمع عمومی موسس

  1. رسیدگی و تصویب گزارش موسسین
  2. پذیره نویسی سهام و تادیه مبالغ لازم
  3. تصویب و یا اصلاح طرح اساسنامه
  4. انتخاب اولین مدیران و بازرسان
  5. انتخاب و تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای سهامداران

در مجمع عمومی موسس حضور عده ای از سهامداران که حداقل نصف سرمایه را تعهد میکنند الزامی است. در صورتی که در اولین دعوت اکثریت مذبور ظاهر نشد مجمع تا دو نوبت با صاحبان حداقل یک سوم سرمایه شرکت تشکیل می شود.

در مجمع عمومی موسس هر سهم دارای یک رای است و همه موسسین و پذیره نویسان حق حضور دارند.

 

  • مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی عادی تصمیم گیرنده موضوعاتی است که در اساسنامه در مورد آن به طور مشخص توضیح داده نشده مانند: نوع سمت هیات مدیره، انتخاب هیات مدیره، تعیین وضعیت حق امضا، تصویب ترازنامه و سود و زیان شرکت و…

در این مجامع حضور دارندگان حداقل بیش از نصف سهامی که حق رای دارند الزامی است و در صورت نرسیدن به این حدنصاب، در دعوت دوم با حضور هر عده از صاحبان سهامی که حق رای دارند قابل تشکیل می باشد. تصمیمات این مجامع با اکثریت نصف به علاوه یک آرا حاضرین معتبر خواهد بود اما در انتخاب مدیران اکثریت نسبی کافی است.

 

  • مجمع عمومی فوق العاده

هر گونه تغییر در اساسنامه یا تغییرات سرمایه شرکت و همچنین تصمیم در خصوص انحلال شرکت در صلاحیت این مجمع می باشد.

حضور دارند گان بیش از نصف سهامی که حق رای دارند در مجمع عمومی فوق العاده الزامی است. اگر در دعوت اول، حد نصاب مذکور حاصل نشد مجمع برای بار دوم دعوت و با حضور دارندگان بیش از یک سوم سهام دارای حق رای تشکیل میشود.

تصمیمات این مجمع با اکثریت دو سوم آرا اتخاذ می گردد.

نکته: در دعوت دوم صاحبان سهم برای حضور در مجمع میبایست نتیجه دعوت اول در روزنامه دوم ذکر شود و ضمیمه صورتجلسه گردد.

همچنین بخوانید:

صورتجلسات شرکت نسبی

  

نکات مهم در خصوص تنظیم صورتجلسه

  1. پس از تشکیل جلسات شرکت، تصمیم های اتخاذ شده در قالب مشخصی تحت عنوان صورتجلسات که نمونه های آن برای هر شرکت به طور کامل در مقالات مرتبط مشروح گردیده است تنظیم می گردد
  2. در تمامی مجامع شرکت ها ارائه لیست سهامداران یا شرکا الزامی است
  3. در خصوص تصمیم گیری در مورد سرمایه شرکت، لیست شرکا یا سهامداران قبل و بعدا از تغییرات انجام شده الزامی است
  4. تشکیل هیات رئیسه ای مرکب از یک نفر رئیس، دو ناظر و منشی جلسه در تمامی شرکتهای سهامی و شرکت با مسئولیت محدود / تضامنی / نسبی در صورتیکه تعداد شرکا بیش از 12 نفر باشد الزامی است
  5. کلیه صورتجلسات تنظیم شده می بایست به امضا حاضرین جلسه رسیده باشد، در سر برگ شرکت و ممهور به مهر شرکت و در دونسخه به اداره ثبت شرکت ها  تسلیم گردد
  6. از نوشتن مطالبی اضافی و تغییر در قالب صورتجلسات به طوری که عنوان و متن اصلی تغییر کند اجتناب گردد

 

نحوه ثبت صورتجلسه

  1. با ورود به سایت ثبت شرکت ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir از قسمت ثبت تغییرات در گام اول و دوم اطلاعات شرکت را وارد نمایید
  2. با انتخاب عنوان صورتجلسه تصمیماتی که در قانون مختص به آن صورتجلسه باشد در گام سوم به صورت لیست قابل انتخاب است و می بایست باتوجه به صورتجلسه فعلی انتخاب گردد. انتخاب تصمیمات بیشتر و یا حذف تصمیمی که در صورتجلسه وجود دارد اما در سامانه درج نشود منجر به رد درخواست می گردد
  3. شماره پیگیری که در گام سوم از سمت سامانه داده می شود یادداشت گردد. همچنین این شماره از طریق پیامک به شماره همراه مندرج در سامانه ارسال می گردد
  4. درج تمامی اطلاعات خواسته شده مرتبط با تصمیمات جلسه که ستاره دار می باشد، الزامی است. بدیهی است عدم درج صحیح موارد خواسته شده منجر به رد درخواست خواهد شد
  5. در هر مرحله از ثبت صورتجلسه (ثبت موقت) می توان اطلاعات مندرج در گام های قبلی را اصلاح نمود
  6. در گام نهایی تایید اطلاعات و مدارک صورتجلسه برای ثبت نهایی درخواست الزامی است
  7. پس از ثبت نهایی صورتجلسه گزینه چاپ رسید پذیرش فعال می گردد که می  بایست به صورت عمودی پرینت گرفته شده و به همراه صورتجلسه و مدارک ارسال گردد

  

پیگیری درخواست ثبت صورتجلسه

  1. در هر مرحله اعم از پذیرش موقت، پذیرش نهایی و پس از ارسال مدارک می توان از قسمت پیگیری درخواست سامانه ثبت شرکتها و با درج شماره پیگیری ثبت صورتجلسه از وضعیت صورتجلسات ارسالی اطلاع پیدا کرد
  2. درصورتیکه شماره پیگیری مذکور را نداشته باشید از قسمت “شماره پیگیری خود را فراموش کردم” با درج اطلاعات مربوط به جلسه می توانید به شماره پیگیری دسترسی داشته باشید
  3. انصراف از درخواست ثبت صورتجلسه
  4. در صورتی که پس از پذیرش نهایی و قبل از پست کردن مدارک به اداره ثبت شرکتها بخواهید تغییری در متن صورتجلسات داشته باشید و یا از ثبت صورتجلسه منصرف شده باشید می توانید از قسمت “انصراف از درخواست” نوع درخواست، شماره پیگیری، شماره ملی متقاضی را وارد نموده و اقدام به انصراف از درخواست خود نمایید
  5. پس از انصراف از درخواست در صورتیکه بخواهید بخشی از اطلاعات را اصلاح کنید با زدن گزینه “پذیرش درخواست اصلاحی” صفحه جدیدی با اطلاعات درج شده شما و شماره پیگیری جدید باز می شود که می توانید اقدام به اصلاح آن نمایید

 

مدارک مورد نیاز ثبت صورتجلسه

  1. دو نسخه اصل صورتجلسه تنظیمی مهر و امضا شده
  2. نسخه ای از رسید پذیرش اینترنتی
  3. لیست سهامداران جلسات مجمع
  4. مدارک مربوط به نمایندگی شرکت در صورتیکه اشخاص حقوقی جزو اعضا هیات مدیره شرکت باشد
  5. نامه ها و مجوز های مربوطه در صورت لزوم
  6. اصل روزنامه دعوت شرکا یا سهامداران در صورتیکه جلسات با اکثریت سهامداران/ اعضا تشکیل گردد
  7. ارائه سند صلح و یا مفاصا حساب نقل و انتقال سهام در صورت تصمیم در مورد نقل و انتقال
  8. کپی شناسنامه و کارت ملی اشخاص (باتوجه به لینک شدن سامانه ثبت شرکت ها به اداره ثبت احوال، ارائه مدارک هویتی الزامی نیست)

 

مراحل ثبت صورتجلسه

  1. تنظیم صورتجلسات در دو نسخه
  2. امضا و مهر صورتجلسات
  3. پذیرش اینترنتی درخواست ثبت صورتجلسات
  4. پرینت رسید پذیرش اینترنتی
  5. ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکز اصلی شرکت
  6. درج بارکد پستی در سامانه ثبت شرکتها
  7. پیگیری درخواست
  8. رفع نقص های وارده در صورت وجود
  9. چاپ پیش نویس آگهی که می بایست به دقت خوانده شده و در صورت وجود اشتباه، قبل از اخذ آگهی به سازمان ثبت شرکتها اعلام گردد در غیر این صورت برای اصلاح اشتباهات درج شده می بایست صورتجلسه آگهی اصلاحی تنطیم و پس از طی مراحل فوق الذکر به اداره ثبت شرکتها تسلیم نمود
  10. پرداخت روزنامه رسمی و کثیرالانتشار

نکته: باتوجه به اینکه اخذ المثنی آگهی صورتجلسات دشوار و گاهی ناممکن است، در حفظ اصل آگهی مربوطه کوشا باشید

ثبت صورتجلسه
5 (100%) 1 vote[s]
بازگشت به بالای صفحه