هر نوع شخص حقوقی اعم از شرکتها (شرکت سهامی خاص، سهامی عام، شرکت با مسئولیت محدود) و موسسات غیر تجاری ** بر حسب نیاز و یا براساس الزامات قانون تجارت اقدام به ثبت صورتجلسه تغییرات* شرکت می نمایند که در ذیل به شرح دقیق آموزش گام به گام ثبت صورتجلسه خواهیم پرداخت. در شرکت های سهامی خاص بازرسین می بایست در پایان هر سال مالی تمدید گردند یا اعضا هیات مدیره هر دوسال انتخاب و تمدید می گردند، شرکت های سهامی خاص موظفند هر سال اقدام به تصویب تراز و حساب سود و زیان * شرکت نمایند. اما در خصوص شرکت های با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و موسسات غیر تجاری این تغییرات به صورت اختیاری توسط اعضا هیات مدیره و شرکا یا در صورت مجوزی بودن موضوع فعالیت شرکت بر حسب قوانین ارگان ذیربط تعیین می شود.
آموزش گام به گام ثبت صورتجلسات (تصویری)
صورتجلسه چیست
هر شخص حقوقی متشکل ازدو یا چند شخص حقیقی و یا حقوقی می باشد که برای تحقق اهداف شرکت اقدام به تاسیس شرکت نمودند.در خصوص تصمیمات شرکت جلساتی تشکیل می شود که با حضور تمامی سهامداران یا اعضا هیات مدیره و یا اکثریت مجاز درقانون تجارت اتخاذ تصمیم می گردد.
درپایان جلسه خلاصه ای از تصمیمات شرکت در آن جلسه در قالب نوشته های مشخص شده تحت عنوان صورتجلسه نوشته می شود و به امضا حاضرین جلسه می رسد. لازم به ذکر است که تصمیمات داخلی شرکت از جمله حقوق کارکنان، نحوه اداره امور داخلی شرکت و … نیازی به ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها ندارد.اما در خصوص تصمیمات مهم مانند: ورود و خروج اعضا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، انحلال، تغییر نام و آدرس شرکت و … می بایست جلسات مربوطه تشکیل و اقدام به ثبت صورتجلسه تنظیم شده در اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری نمایند.
انواع صورتجلسات شرکت ها
تصمیمات هر شرکت اعم از تصمیم در خصوص هیات مدیره، سرمایه شرکت، * آدرس شرکت و … تحت صلاحیت یکی از پنج رکن زیر می باشد که در اساسنامه شرکت* به آن اشاره شده است:
1-صورتجلسه مجمع عمومی موسس
2-صورتجلسه مجمع عمومی عادی(سالیانه) / مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده
3-صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
4-صورتجلسه هیات مدیره
بیشتر بدانید:
مجامع
هیات مدیره
مجمع عمومی فوق العاده فقط در خصوص تصمیمات مشخص شده موجود در مواد اساسنامه مانند: سرمایه، نام شرکت، آدرس شرکت و تغیر یا اصلاح مواد اساسنامه تصمیم گیری می کند ولی سایر تصمیمات در خصوص هیات مدیره، وضعیت مالی شرکت و … در صلاحیت سایر ارکان و جلسه ها می باشد.
مجمع عمومی موسسین:
برای تشکیل هر شرکت، هیئتی به نام هیئت موسس تشکیل میشود که در شرکتهای سهامی خاص تشکیل آن الزامی نیست و برای شرکت های سهامی عام ضروری می باشد؛ اما در عمل شرکتهای سهامی خاص نیز مجمع عمومی موسسین را تشکیل می دهند.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی موسسین به شرح ذیل می باشد:
تصویب و رسیدگی به گزارش موسسین
رسیدگی به کلیه اوراق سهام و پذیره نویسان و آورده های نقدی و غیر نقدی موسسین
تصویب و اصلاح اساسنامه شرکت
انتخاب روزنامه کثیرالانتشار شرکت
انتخاب اولین مدیران و بازرسان اعم از اصلی و علی البدل
بیشتر بدانید: مجمع عمومی موسس
مجمع عمومی عادی:
مجامع عمومی عادی از اهمیت ویژه تری برخوردار است و به تصمیماتی اختصاص دارد که در اساسنامه به وضوح به آن اشاره نشده مانند (انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره، تعیین وضعیت حق امضا و …) که هر سال در مدتی که اساسنامه تعیین کند تشکیل و اتخاذ تصمیم می شود.
تصمیمات مجمع عمومی عادی به شرح ذیل می باشد:
انتخاب و تعیین سمت هیئت مدیره
انتخاب مدیران
تعیین سمت مدیران
تغییر نوع عضویت هیئت مدیره
تغییر نماینده شخص حقوقی هیئت مدیره و هیئت نظار
انتخاب هیئت نظار
تصویب ترازنامه و صورتهای مالی تصفیه
تعیین وضعیت حق امضا
انتخاب مدیر / مدیران / هیئت تصفیه
انتخاب ناظر / ناظران / هیئت تصفیه
نقل و انتقال سهام
انتخاب روزنامه کثیرالانتشار
انتخاب بازرسین
تغییر محل تصفیه
تفویض اختیارات هیئت مدیره به مدیرعامل
تغییر مدیر شعبه داخلی
تمدید مدت تصدی مدیر / مدیران / هیئت تصفیه
تمدید مدت تصفیه
تصویب ترازنامه و صورت های مالی
تعیین سمت مدیر / مدیران / هیئت تصفیه
مجمع عمومی فوق العاده:
اگر تصمیم فوق العاده ای باشد که حضور و تصمیم صاحبان سهام ضروری باشد (امری خارج از امور عادی شرکت) مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می شود.
علت این که این نام گذاری اختیارات فوق العاده مجمع است. مجمع عمومی عادی تصمیمات عادی مانند: (انتخاب اعضا، تغییر حق امضا و … ) را در صلاحیت خود دارد و مجمع عمومی فوق العاده به نوعی تصمیماتی را عملی می سازد که در اساسنامه شرکت به طور واضع به آن اشاره شده است مانند: تغییر نام شرکت، مدت فعالیت، تغییرات سرمایه، انحلال، تغییر ادرس، شعبه و… .
تصمیمات مجمع عمومی فوق العاده به شرح ذیل می باشد:
اصلاح ماده اساسنامه ( تغییرنام)
تغییر نوع عضویت هیئت مدیره
اصلاح ماده اساسنامه ( تغییر سال مالی)
اصلاح ماده اساسنامه ( الحاق به موضوع فعالیت)
مدت فعالیت
تصویب اساسنامه جدید
افزایش سرمایه از طریق افزایش سهم الشرکه
افزایش سرمایه از طریق ورود شریک جدید
کاهش سرمایه از طریق واگذاری سهم الشرکه
کاهش سرمایه از طریق خروج شریک
ادغام
انحلال
ختم تصفیه
تغییر محل ( تغییر نشانی در یک واحد ثبتی)
تغییر محل ( تغییر نشانی از یک واحد ثبتی به واحد ثبتی دیگر)
نقل و انتقال سهم الشرکه
اصلاح ماده اساسنامه ( کاهش/ افزایش تعداد اعضا هیات مدیره)
افزایش سرمایه
انحلال شعبه
تغییر محل تصفیه
اصلاح ماده اساسنامه ( تغییر مدت شرکت)
اصلاح ماده اساسنامه ( تغییر موضوع فعالیت)
تغییر محل شعبه داخلی
ثبت انتقالی
افزایش تعداد اعضا هیات مدیره
تاسیس شعبه داخلی
اصلاح مواد اساسنامه در تصمیمات پیش بینی نشده سامانه
هیات مدیره شرکت:
هر شرکت و شخصیت حقوقی به وسیله عده ای سهامدار تشکیل شده است. هیات مدیره شرکت از بین سهامداران یا در چارچوب قانون از خارج از آنها در جهت اتخاذ تصمیمات، اختیارات و انجام امور محوله انتخاب میگردد و انتخاب اولین مدیران با مجمع عمومی موسسین و مدیران بعدی در مجمع عمومی عادی می باشد.
تصمیماتی که تحت صلاحیت هیات مدیره شرکت است
انتخاب و تعیین سمت هیات مدیره
تعیین سمت مدیران
تغییر نوع عضویت هیات مدیره
تغییر نماینده شخص حقوقی هیات مدیره
تغییر نماینده شخص حقوقی شریک
تغییر نماینده شخص حقوقی مدیرعامل
تغییر نماینده شخص حقوقی هیات نظار
تعیین وضعیت حق امضا
تعیین دارندگان حق امضا
تغییر محل (تغییر نشانی در یک واحد ثبتی)
تاسیس شعبه داخلی (در صورتی که اساسنامه به هیئت مدیره تفویض کرده باشد)
پرداخت سرمایه تعهدی
نقل وانتقال سهام یا نقل و انتقال سهم الشرکه
انحلال شعبه داخلی
تفویض اختیارات هیئت مدیره به مدیر عامل
تغییر مدیر شعبه داخلی
افزایش سرمایه بنابه تفویض اختیار به هیئت مدیره
کاهش سرمایه بنابه تفویض اختیار به هیئت مدیره
تحقق افزایش سرمایه
تغییر محل (تغییر نشانی از یک واحد ثبتی به واحد دیگر)
تغییر محل شعبه داخلی
درخواست آگهی تکمیلی (اصلاحی)
درخواست مدیران
بیشتر بدانید:
هیات مدیره شرکت
نکته مهم: در مقاله زیر به طور کامل در خصوص ثبت صورتجلسات و نمونه آنها توضیح داده شده است لذا بهتر است در ابتدا به مطالعه دقیق این مقاله بپردازید و سپس آموزش گام به گام ثبت صورتجلسه را مطالعه کنید:
مدارک مورد نیاز ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
تنظیم دو نسخه صورتجلسه تغییرات مهر و امضا شده توسط حاضرین
کپی شناسنامه و کارت ملی اشخاص (باتوجه به لینک شدن سامانه ثبت شرکت ها به اداره ثبت احوال، ارائه مدارک هویتی الزامی نیست)
لیست سهامداران حاضر در جلسات مجمع
نسخه ای از رسید پذیرش اینترنتی ثبت صورتجلسه (درادامه توضیح داده خواهد شد)
لیست سهامداران حاضر در جلسه
اصل روزنامه دعوت شرکا یا سهامداران در صورتیکه جلسات با اکثریت سهامداران/ اعضا تشکیل گردد
نامه ها و مجوز های مربوطه در صورت لزوم
مدارک مربوط به نمایندگان اعضا یا سهامداران شرکت در صورتیکه اشخاص حقوقی جزو اعضا هیات مدیره شرکت باشد
ارائه سند صلح و یا مفاصا حساب نقل و انتقال سهام در صورت تصمیم در مورد نقل و انتقال سهام
مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
تنظیم صورتجلسات در دو نسخه (مهر و امضا شده توسط حاضرین)
پذیرش اینترنتی درخواست ثبت صورتجلسات در سامانه ثبت شرکتها
تایید نهایی و پرینت رسید پذیرش اینترنتی
ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکز اصلی شرکت از طریق پست
درج بارکد پستی در سامانه ثبت شرکتها
پیگیری درخواست ثبت صورتجلسه تغییرات
رفع نقص های وارده در صورت وجود
چاپ پیش نویس آگهی که می بایست به دقت خوانده شده و در صورت وجود اشتباه، قبل از اخذ آگهی به سازمان ثبت شرکتها اعلام گردد
اخذ اصل آگهی صورتجلسه ممهور به مهر اداره ثبت شرکتها
پرداخت روزنامه رسمی و کثیرالانتشار
آموزش گام به گام ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت (تصویری)
با ورود به سایت ثبت شرکت ها به نشانی
sherkat.ssaa.irاز قسمت ثبت تغییرات در گام اول و دوم اطلاعات شرکت را وارد نمایید
با انتخاب عنوان صورتجلسه تصمیماتی که در قانون مختص به آن صورتجلسه تغییرات باشد در گام سوم به صورت لیست قابل انتخاب است و می بایست باتوجه به صورتجلسه فعلی انتخاب گردد. انتخاب تصمیمات بیشتر و یا حذف تصمیمی که در صورتجلسه تغییرات وجود دارد اما در سامانه درج نشود منجر به رد درخواست می گردد
شماره پیگیری که در گام سوم از سمت سامانه داده می شود یادداشت گردد. همچنین این شماره از طریق پیامک به شماره همراه مندرج در سامانه ارسال می گردد
درج تمامی اطلاعات خواسته شده مرتبط با تصمیمات جلسه که ستاره دار می باشد، الزامی است. بدیهی است عدم درج صحیح موارد خواسته شده منجر به رد درخواست خواهد شد
در هر مرحله از ثبت صورتجلسه شرکت (ثبت موقت) می توان اطلاعات مندرج در گام های قبلی را اصلاح نمود
در گام نهایی تایید اطلاعات و مدارک صورتجلسه تغییرات برای ثبت نهایی درخواست الزامی است
پس از ثبت نهایی صورتجلسه گزینه چاپ رسید پذیرش فعال می گردد که می بایست به صورت عمودی پرینت گرفته شده و به همراه صورتجلسه تغییرات و مدارک ارسال گردد
g